Eine Rechnung beginnt als Entwurf: alles änderbar, löschbar, noch ohne Nummer. Wenn du sie abschließt (oder einen Entwurf herunterlädst oder sendest), passiert Folgendes:
- Sie bekommt die nächste Nummer deines Nummernkreises – lückenlos und nie doppelt.
- Ihr Inhalt wird festgeschrieben, wie es die GoBD verlangen.
- Das PDF wird mit einem Fingerabdruck (SHA-256) gespeichert, damit du jederzeit nachweisen kannst, was verschickt wurde.
- Der Verlauf der Rechnung hält fest: abgeschlossen, heruntergeladen, gesendet, Statuswechsel.
Danach ändert sich nur noch der Status (gesendet, bezahlt, überfällig, storniert). Fehler korrigierst du mit einer Rechnungskorrektur und bei Bedarf einer neuen Rechnung. Abgeschlossene Rechnungen lassen sich nicht löschen.